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新手主管必学4招!对上有交代、对下有领导,别让绩效管理压垮你

作者:简历君 时间:2021-06-04 12:39来源:写简历网

绩效管理系统是一个 4 步骤的循环,“设定绩效目标”,可确保主管与员工期望一致;“绩效沟通与改善”,让双方在过程中能不断沟通、修正、改进绩效;并在“绩效考核与面谈”时验收成果;“奖惩与训练发展”则可以为提升来年绩效做预备。

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Step1:设定绩效目标

Q1. 如何为员工设定合理的绩效目标?

制订目标要符合公司策略,并遵循“ SMART ”原则:要明确(Specific)、可衡量(Measurable)、可行(Achievable)、有相关性(Relevant)、及有时间限制(Time-bound)。

Q2. 如何取得对目标的共识,让员工不需监督,也能有好表现?

要使员工在无人监督的情况下也有好表现,就必须充分让他们明白执行任务的理由,否则可能会因为“不知为何而战”,导致绩效不佳。

Q3. 如何协助员工克服阻碍,达成绩效目标?

主管指派任务前,要先确保员工具备足够的能力、知道该如何进行;甚至要指导员工,或给予足够的教育训练或练习机会。

Q4. 当主管与员工对绩效目标看法不同时,怎么办?

主管应该让员工充分表达意见,才能及早解决歧异,在开始工作前达成共识。工作重点改变时,也要第一时间知会员工。

新手主管必学4招!对上有交代、对下有领导,别让绩效管理压垮你

Step2:绩效沟通与改善

Q1. 主管如何观察、了解员工平日的工作绩效?

主要有正式(定期沟通会议、书面报告)和非正式(走动式管理、和员工不时聊聊天)两种做法,后者尤其能帮主管做到“及早知道、及早处理”。

Q2. 主管最常碰上员工的哪些绩效问题?如何解决?

员工的绩效问题主要有两种:员工不按指示做;及员工照指示做,但效果差。主管必须先查明员工“不照做”和“成果差”的原因,才能有效排除问题。

Q3. 沟通后,员工的表现仍不尽理想,主管还能怎么做?

经理人发觉问题后,应先与员工一起找出对策,不让问题扩大;如果问题并未改善,主管最后可采强硬的处理手段。

Q4. 主管应如何记录员工的日常工作表现?

主管可以找出员工绩效良好的实例、绩效问题的成因、杰出绩效背后的因素、实际表现和预期表现的落差,做为年度绩效考核的参考。

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Step3:绩效考核与面谈

Q1. 绩效考核有哪些常用的方式?

常见的绩效考核有“评分”“排名”和“目标式”三种,各有优缺点,组织应依照其特性与需求选择。

Q2. 绩效面谈前,主管与员工该做好哪些准备?

面谈前,主管要让部属了解会议的目的及流程,并蒐集相关绩效资料,确保双方能就事论事,避免纷争。

Q3. 公司发的考核表内容笼统,主管该怎么让绩效评估更明确?

评分前,主管可先说明每个评分项目所代表的意义;评分时,应对低分项目提出改进的做法,让评分有意义。

Q4. 主管在评分时,应避开哪些盲点,尽可能做到公正、客观?

主管评分时常陷入“以偏概全”“刻板印象”等盲点,可透过“参考日常纪录”,并力求给分“常态分配”,降低不公平。

Step4:奖惩与训练发展

Q1 如何根据员工的绩效报告,对做出恰当的人事决策?

主管可依据员工工作能力及工作意愿高低,作为人事决策的判断基础。大多数的绩效问题,都能透过教育训练或工作轮调加以解决。

Q2 当员工绩效低落,该如何公正处理,将损失降到最低?

主管须先假设“只要提供协助,员工便能克服困难”。只有确定绩效问题,真的无法借由改变工作环境、制度或主管管理行为以获得改善时,才做出处分。

Q3 绩效普通和绩效优异的员工,奖励的重点各该放在哪里?

主管可以强调绩效普通员工表现杰出的领域,让员工知道主管认同他的成就;对于表现优异者,则可善用他们的优点或专业,请他们帮忙教导其他员工。

Q4 如何根据表现,给予适当的薪资奖励?

薪资设计应依照“依据绩效高低,拉开员工薪资差距”原则。调薪时,可依据本薪高低来调整调薪比例(本薪高者,调薪比例低),以降低年资的影响程度。

Q5 如何根据每位员工的特性,制定绩效发展计划?

绩效发展计划应聚焦在发展员工的技能、特点、能力与经验,以提升员工对公司的价值、强化员工的专业与竞争力,以承担更高责任。

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2 关键,让组织聪明工作

从2020年3月截至2021年3月17日,影音串流平台Netflix的股价整整涨了64%,2021年1月美国富国银行(Wells Fargo)更将其目标价从510美元上修至700美元。能不断更新、推出好看的电影与影集,是Netflix获得消费者喜爱的原因。

创办人暨执行长海斯汀(Reed Hastings)在《零规则》书中分享如何落实给予员工自由与责任的企业文化。其中,没有休假限制、废除差旅及费用规定,是他们最为人称道的制度,但在给员工自由、减少控制的同时,必须不断沟通,才有办法达到“为自己负责”的成果。

书中写得轻松,但执行起来却十分困难。游戏橘子数位科技在2016年推出“休假无上限”,至今仍只有一成左右的员工请超过法定天数的休假。人力资源总监张文杰表示,推动这个制度,除了想让员工觉得公司有吸引力,宣示意味更大,“我们想把管理工作与生活的权力还给员工。”

关键 1:请假不需任何审核,把自主权还给员工

把想传达的文化与理念落实成制度,游戏橘子的请假方式改采“登录制”,只要上系统登录就算请假成功。也就是说,员工不需要主管同意就能请假,主管也没有否决的权力。

当然,也有主管会担心:“如果员工绩效很差又一直请假怎么办?”“如果他一次请半年怎么办?”但其实仔细思考这些问题,都可以找到合理的答案,“别说半年,一次连请两个礼拜的假,你回公司上班就会觉得工作堆积如山”。

张文杰指出,不管是在前期讨论或沟通制度的过程中,他们都做了许多辩论。虽然初期公司瀰漫着困惑与质疑的声音,但他认为这件事绝对不会失控,因为“你把笼门打开,鸟不会马上飞出来,牠会徘徊在门口,四处张望笼门是不是真的打开。”张文杰表示,取消休假天数对中国台湾人来说,还是会担心自己是不是真的可以请,但制度要能推动,跟企业文化、同事与主管的信任度、自己对工作的期望都有关系。

对员工来说,制度传递了这间公司希望你用更聪明、更有效的方法把工作做完;对管理阶层来说,这个制度是一个提醒,员工投入的工作时间不应该跟绩效画上等号;不管公司制度是什么、员工怎么做事,最后还是要问他的绩效如何。

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关键 2:公司先释出善意,员工才愿意替你打拚

举例来说,有些主管会担心如果请假不需要他同意,员工可能会变得难以管理,但“在职涯中,你遇过几次部属想请假,而你不同意的情况?”张文杰认为,一个运作良好的管理文化,不应该发生员工请假而主管不准的情况,因为大家都知道游戏规则,如果请假会影响到别人或公司,照理来说是不会有人这么做,除非是发生不得已的情况。

不过,过去还是有员工透过同事传达请假讯息给主管。会出现这样的情况,其实跟制度无关,而是两人平常的关系就有问题,“到头来, 这些松绑都是照妖镜,管得好或不好,最终都会现形。”

他表示,当初在讨论休假无上限的制度时,跟创办人刘柏园有过非常多的讨论,但刘柏园最终都会丢出一个问题:“如果主管还没准备好,我们就不改变了吗?”他表示,劳方与资方都要追求互信跟双赢,但公司有义务先释出善意、提供福利,员工才会愿意跟你一起打拚。

Netflix 取消休假制度至今快 20 年,他们发现,给员工多一点自由,结果是他们更愿意当责、做事更负责任。但张文杰坦言,目前他们休假无上限的成效还不是非常明显,“这世界上有很多做法, Netflix 的方法并不适用每家公司,而所有方法都不是简单的二分法。”

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